Thiết kế văn phòng làm việc – điểm khơi nguồn cảm hứng làm việc hiệu quả và sáng tạo

Căng thẳng, lo lắng áp lực công việc là những thứ mà nhân viên văn phòng hằng ngày phải đối mặt. Chúng có thể gia tăng cùng với những hạn chế và sự gò bó về không gian làm việc. Do đó, việc thiết kế và trang trí văn phòng có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc cải thiện sức khỏe tinh thần của nhân viên và có thể tác động tích cực tới hiệu quả công việc. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ một số mẹo hữu ích về thiết kế và trang trí văn phòng cho thuê mà bạn có thể dễ dàng áp dụng.

Lợi ích của việc thiết kế văn phòng làm việc tối ưu

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến năng suất làm việc của đội ngũ trong công ty, và một trong những yếu tố có sự ảnh hưởng trực tiếp đó là không gian làm việc. Văn phòng làm việc lý tưởng khi chúng không chỉ có thiết kế đẹp, độc đáo mà còn phải tạo ra một không gian làm việc khoa học, thoải mái, giúp nhân viên hài lòng và phát huy hết khả năng. Theo một nghiên cứu của British Council for Offices, việc tạo dựng không gian làm việc tốt sẽ giảm tần suất nghỉ vắng của nhân viên đến 24%, tăng năng suất làm việc lên đến 16%, từ đó sẽ thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của doanh nghiệp.

Những ví dụ điển hình nhất chính là Google, Facebook, Youtube… Hầu hết nhân viên làm việc tại đây đều phải gặp những áp lực đè nặng rất lớn. Điều đó cũng thúc đẩy những gã khổng lồ công nghệ thăm dò ý kiến nhân viên, dày công sáng tạo nên một văn phòng trẻ trung độc đáo, giúp cho nhân viên thoát khỏi cảm giác tù túng, căng thẳng tại công sở, từ đó thỏa sức sáng tạo làm việc. Đó cũng chính là bí quyết đằng sau những tập đoàn thành công nhất toàn cầu: “an cư” rồi mới “lập nghiệp”, có không gian văn phòng tốt thì mới phát triển vững mạnh.

Ngoài yếu tố tăng hiệu quả và năng suất làm việc, yếu tố lâu dài mà các doanh nghiệp cần chú ý đến khi tìm kiếm văn phòng cho thuê hay xây dựng văn phòng riêng biệt, đó là sự tương tác của nhân viên. Tâm trạng và sự gắn kết của con người bị tác động bởi chính môi trường xung quanh: từ không gian công sở, ánh sáng, không khí… Trong báo cáo của Steelcase về “Sự gắn kết và nơi làm việc trên phạm vi toàn cầu”, với hơn 12.000 người tham gia từ 17 quốc gia, sự gắn bó của nhân viên với công ty, với bạn bè đồng nghiệp có tỷ lệ thuận sự hài lòng đối với văn phòng làm việc. Đó là lý do những thiết kế hiện đại luôn chú trọng tạo điều kiện để mọi người có thể giao tiếp dễ dàng hơn.

Một số lưu ý khi lựa chọn và thiết kế văn phòng cho thuê

Để tạo nên một không gian làm việc tốt cho nhân viên, nó phải đến từ nhiều yếu tố khác nhau, mà dưới đây là những yếu tố thường được cân nhắc nhiều nhất.

1. Cách âm tốt

Khả năng cách âm và năng suất làm việc của nhân viên có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Khi một môi trường quá ồn ào, nó có thể có tác động tiêu cực đến năng suất. Theo báo cáo của World Green Building Council (WGBC), một không gian văn phòng ồn ào có thể làm giảm 66% hiệu quả làm việc, trong khi một nghiên cứu ở Anh cho thấy cứ 10 nhân viên thì có 3 người thường xuyên mất tập trung do cuộc sống văn phòng ồn ào. Do đó, khi xây dựng hoặc lựa chọn các văn phòng cho thuê, điều đầu tiên bạn cần phải chọn nơi có hệ thống cách âm tốt, đặc biệt ở các khu vực trung tâm thành phố nơi có mật độ giao thông cao và thường xuyên chịu ô nhiễm tiếng ồn.

2. Màu sắc văn phòng hài hòa

Đã từ lâu nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng màu sắc và tâm lý có mối liên quan mật thiết với nhau, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến công việc. Mỗi màu sắc sẽ có một cách tác động đặc thù, ví dụ màu đỏ đem lại nguồn năng lượng rất lớn, màu xanh dương giúp khả năng tập trung, màu xanh tác động đến sự cân bằng, màu trắng là màu trung tính và là màu của sự dung hòa gắn kết, màu đen đem lại sự nổi bật… Tùy theo tính chất từng doanh nghiệp mà khi thiết kế văn phòng cho thuê, người thiết kế sẽ chọn lựa và phối hợp sao cho hợp lý nhất. Ví dụ những công ty cần sự năng động, sáng tạo (agency, lĩnh vực sự kiện…) sẽ chuộng gam màu nóng như đỏ, cam. Những công ty cung cấp dịch vụ tài chính sẽ chuộng các tông màu đem lại sự tập trung, tăng độ tin tưởng như xanh lam, trắng… Ngoài ra việc phối các màu văn phòng làm việc còn phải vừa tuân theo quy tắc thương hiệu, vừa phải hài hòa với tổng thể không gian.

3. Kết hợp các nguồn ánh sáng một cách hợp lý

Theo WELL Building Standard, tiêu chuẩn đánh giá thiết kế kiến trúc không gian văn phòng làm việc kiểu mới của Mỹ, lấy trọng tâm là sức khỏe của người sử dụng, việc tiếp xúc với ánh sáng tự nhiên nhằm mục đích tạo ra môi trường tối ưu cho thị giác, tinh thần và sinh học. Ánh sáng mặt trời là động lực chính của hệ thống thị giác và sinh học, góp phần vào quá trình sản xuất hormone endorphin và serotonin trong cơ thể. Đây đều là những thành tố giúp xoa dịu các chứng căng thẳng, khó chịu thần kinh, tăng khả năng tập trung và ghi nhớ đối với nhân viên công sở. Do đó, việc bố trí các cửa sổ trong văn phòng sẽ giúp không gian sáng hơn và tác động tích cực đến sức khỏe nhân viên công sở.

Cần lưu ý việc để quá nhiều ánh nắng mặt trời chiếu vào văn phòng có thể gây chói, gây tương phản thị giác và ảnh hưởng đến làn da, nhiệt độ phòng, từ đó phản tác dụng. Do đó, khi bố trí ánh sáng cho văn phòng làm việc, cần cân nhắc làm sao để có sự hài hòa nhất giữa ánh sáng tự nhiên và nhân tạo. Mật độ công suất tiêu thụ điện nên dưới 10W mỗi mét vuông. Một mẹo mà bạn có thể áp dụng là bố trí rèm chắn ngay cửa sổ đón nắng và dùng chất liệu kính phản xạ UV cho văn phòng.

4. Nên phân tách các khu vực chức năng riêng

Có những bộ phận sẽ cần không gian sáng tạo hoặc yên tĩnh để tập trung, sẽ có các nhóm cần thảo luận thường xuyên hoặc gặp gỡ khách hàng. Đó là lý do cần phân tách các khu vực chức năng riêng biệt: không gian làm việc, tiếp khách, phòng họp lớn, phòng training, pantry, WC, … Các khu vực chức năng riêng biệt không chỉ cung cấp sự cân bằng giữa không gian làm việc ở văn phòng mà còn thúc đẩy sự gắn kết, quá trình làm việc và học hỏi nhân viên, đồng thời tạo ra một bầu không khí tích cực. Bản thân mỗi công ty cần hiểu rõ tính chất công việc của từng bộ phận để có sự sắp xếp hợp lý, tránh việc tốn diện tích vào những khu vực không cần thiết. Việc bố trí phù hợp sẽ đáp ứng được mục đích hoạt động và nhu cầu làm việc của từng bộ phận, cá nhân, từ đó tối đa hóa năng suất và hiệu quả làm việc.

Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích để tối ưu hóa thiết kế văn phòng cho thuê của doanh nghiệp nhé!