Văn phòng thông minh (Smart Office) – Khi định nghĩa văn phòng được nâng lên tầm cao mới

Mặc dù chúng ta đã rất quen thuộc với thuật ngữ “smart”, từ Smartphone, Smart TV cho tới Smart Home, và gần đây khái niệm Smart Office – văn phòng thông minh lại xuất hiện và được ca ngợi là tương lai của văn phòng làm việc. Không chỉ đơn thuần là một nơi làm việc, Smart Office đem đến nhiều lợi ích cho sự phát triển của doanh nghiệp và nó luôn là tiêu chuẩn mà mọi doanh nghiệp đang hướng đến. Hãy cùng tìm hiểu về Smart Office và tương lai của khái niệm mới mẻ này.

Smart Office được xem là tiêu chuẩn của tương lai

Smart Office là gì?

Tác động của dịch Covid-19 đã làm thay đổi đáng kể phương thức làm việc và việc áp dụng ngày càng nhiều mô hình công việc kết hợp là một trong những nhân tố thúc đẩy sự vận hành liên tục của doanh nghiệp. Trong hoàn cảnh này, công nghệ đóng vai trò then chốt để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, thích ứng nhanh chóng với xu hướng mới.

Công nghệ IoT (Internet of things), hay còn gọi là Internet Vạn Vật được ứng dụng cho Smart Office được xem là một bước ngoặt thay đổi lớn. Công nghệ này kết nối các thiết bị tại văn phòng với nhau thông qua cảm biến, phần mềm và các công nghệ khác, cho phép các đồ vật và thiết bị thu thập và trao đổi dữ liệu với nhau và người dùng có thể điều khiển chúng từ xa. Nhờ mọi thứ được kết nối qua Internet, tất cả mọi thứ trở nên “thông minh” hơn. Từ đó, mô hình Smart Office đã nâng tầm khái niệm văn phòng cho thuê lên tầm cao mới, không chỉ là nơi để ngồi làm việc đơn thuần.

Văn phòng thông minh là một nơi làm việc thông minh theo truyền thống kết hợp một số dịch vụ và giải pháp dựa trên dữ liệu và hỗ trợ kỹ thuật số. Có thể nói, sự khác biệt lớn nhất giữa Smart Office và văn phòng cho thuê truyền thống thông thường đó chính là công nghệ. Smart Office sử dụng công nghệ để giúp nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả hơn, cho dù nhân viên đang làm việc tại văn phòng hay làm việc từ xa và kết nối với đội ngũ nhân viên đang làm việc tại văn phòng. Điều đó không có nghĩa văn phòng cho thuê truyền thống không có áp dụng công nghệ, nhưng yếu tố công nghệ được áp dụng mạnh mẽ và có vai trò quan trọng hơn hẳn so với mô hình làm việc kiểu cũ.

Lợi ích của Smart Office đem lại cho doanh nghiệp

Đúng như tên gọi của nó, Smart Office tận dụng những ưu thế về công nghệ để cho phép mọi người làm việc tốt hơn, nhanh hơn và thông minh hơn. Dù mô hình Smart Office tiêu tốn chi phí đầu tư xây dựng hơn mô hình văn phòng cho thuê thông thường do chi phí để đầu tư các thiết bị công nghệ khá cao, nhưng về lợi ích dài lâu, Smart Office đem lại nhiều lợi ích hơn hẳn.

Smart Office tận dụng những ưu thế về công nghệ để cho phép mọi người làm việc thông minh hơn

Cụ thể, Smart Office giúp nhân viên sở hữu không gian làm việc tốt nhất tùy theo nhu cầu của họ, dù muốn làm việc tập thể hay cá nhân. Công nghệ của mô hình này giúp các nhà lãnh đạo có dữ liệu phân tích cụ thể, từ đó họ có thể cải tiến và sử dụng không gian làm việc hiệu quả nhất ở hiện tại và trong tương lai. Công nghệ cũng giúp mọi quy trình quản lý, vận hành doanh nghiệp được tự động hóa và tăng độ chính xác tối đa, từ đó tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Những yếu tố không thể thiếu cho Smart Office?

Thông thường, công nghệ tại Smart Office thường bao gồm phần mềm họp trực tuyến và các công cụ phần cứng, phần mềm khác để quản lý việc sử dụng các không gian văn phòng khác nhau. Dưới đây là những yếu tố không thể thiếu khi xây dựng mô hình Smart Office.

Phần mềm hội nghị trực tuyến

Phần mềm hội nghị trực tuyến (VideoConferencing), bao gồm cả phần cứng và phần mềm có thể nói là yếu tố quan trọng nhất đối với bất kỳ Smart Office nào. Nhiệm vụ của công cụ này là truyền tải hình ảnh và âm thanh hai chiều giữa hai hoặc nhiều địa điểm ở xa nhau thông qua hệ thống mạng Internet, WAN hay LAN để giúp người tham dự có thể kết nối với nhau dễ dàng như đang họp tại cùng một địa điểm. Đây là công cụ rất hữu ích đối với các công ty có nhiều chi nhánh khác nhau, các tập đoàn đa quốc gia hay cần phải làm việc với các đối tác nước ngoài. Đặc biệt khi mô hình “remote-working” trở nên phổ biến dưới sự biến động của đại dịch Covid-19, phần mềm hội nghị trực tuyến là yếu tố giúp mọi công việc luôn được cập nhật và vận hành trơn tru.

Video giám sát tự động

Hệ thống video giám sát tự động, hay có thể hiểu nôm na là camera quan sát dùng công nghệ video thời gian thực để tự động phát hiện các sự cố cục bộ, ngăn chặn hành vi trái quy định hoặc cho các mục đích an ninh khác. Công nghệ này rất phổ biến tại các Smart Office. Nó giúp phân tích việc sử dụng các không gian văn phòng với các góc nhìn khác nhau, theo dõi các vị trí khác nhau tại một thời điểm chỉ từ máy tính hoặc điện thoại thông minh. Nhờ dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, những hình ảnh này hoặc bất kỳ dữ liệu nào có thể được tải xuống nếu khi có việc cần.

 Video giám sát tự động

Máy điều hòa tự động

Điều hoà tự động tính năng thông minh trên các hệ thống điều hòa tại các Smart Office. Với tính năng này, hệ thống điện tử sẽ tự động xác định chế độ làm mát/làm ấm tốt nhất tùy thuộc vào môi trường xung quanh và phù hợp với người ở trong văn phòng mà không cần con người điều khiển. Ngoài ra, nó còn giúp tối ưu hóa năng lượng, kiểm soát không khí trong văn phòng. Nó được chứng minh là đã cải thiện đáng kể tinh thần và năng suất của nhân viên. Một số công ty lắp đặt hệ thống điều hòa thông minh này, nó được điều khiển bằng trình duyệt web hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động.

Hệ thống ánh sáng tự động

Tương tự với hệ thống điều hòa thông minh được điều chỉnh tự động, hệ thống điều chỉnh ánh sáng tự động cũng đóng vai trò giúp cho việc điều khiển đèn dễ dàng hơn, giúp tiết kiệm năng lượng hiệu quả, đặc biệt cho các văn phòng cho thuê rộng lớn, phân bổ nhiều không gian khác nhau. Một thiết kế điều khiển ánh sáng tự động sẽ hỗ trợ người dùng tự động bật đèn khi có người ở trong văn phòng, tắt đèn khi không còn ai và điều chỉnh công suất ánh sáng sao cho phù hợp nhất.

 
 Hệ thống ánh sáng tự động

Ứng dụng quản lý nhân sự

Sẽ là một thiếu sót lớn nếu bỏ qua ứng dụng quản lý nhân sự tại Smart Office, sự ứng dụng hiệu quả của công nghệ thông tin vào các hoạt động của quy trình quản lý nhân sự để mọi thứ được tự động và tiêu chuẩn hóa, chẳng hạn như tự động chấm công, tự động nhận diện nhân viên công ty, tự động chấm hiệu suất làm việc. Nhờ có nó, những gánh nặng đối với bộ phận Hành chính – Nhân sự được giảm tải đáng kể, đặc biệt các tập đoàn quy mô lên đến cả nghìn người. Từ đó, họ sẽ có thời gian để phát triển các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và chính sách nhân viên phù hợp.

Hy vọng những chia sẻ về Smart Office trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình này nhé.